Keterbukaan Informasi Publik merupakan salah satu ciri Negara Demokrasi yang menjunjung tinggi Kedaulatan Rakyat. Oleh karena itu adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang¬undangan. Hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan keterlibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Partisipasi masyarakat dapat terlaksana apabila adanya jaminan akan Keterbukaan Informasi Publik.

Keberadaan Undang-¬undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan :

1. hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi;
2. kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan Informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana;
3. pengecualian bersifat ketat dan terbatas;
4. kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi.

Atas dasar pemikiran tersebut, maka Balai Pelatihan Vokasi dan Produktivitas Ambon membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Balai Pelatihan Vokasi dan Produktivitas Ambon yang mana mangatur tata kerja, tata cara pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Balai Pelatihan Vokasi dan Produktivitas Ambon.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

PPID ini berfungsi sebagai pengelola dan penyampaian dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID, akan mempermudah masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi karena tidak berbelit dan dilayani melalui satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Balai Pelatihan Vokasi dan Produktivitas Ambon memiliki kewajiban :

• Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
• Menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
• Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.